Com o Trinks você pode registrar tanto as despesas do dia a dia, como lançar contas a pagar com vencimentos futuros. Assim, você acompanha as pendências e atualiza os pagamentos efetuados. Lançamentos também podem ser feitos em datas passadas.
Eu recebo algum lembrete sobre as despesas pré-cadastradas e as datas de vencimento?
Sim. Enviamos um email, toda segunda-feira pela manhã para que você não esqueça nenhuma despesa cadastrada com data de vencimento para essa semana.
Como fazer para não receber e-mail referente as despesas da semana?
Acesse Visualizar/ Editar > Site e Estabelecimento e selecione Configurações. Você encontrará uma opção chamada "configuração de recebimento de e-mails". Basta alterar para "Não" e salvar as alterações
Como uso o módulo de controle de despesas e contas a pagar do Trinks?
É muito simples usar o módulo de despesas e contas a pagar. Primeiro você define os tipos de despesa/conta que deseja controlar. Algumas despesas já estão pré-definidas mas você pode excluir as que não quer controlar e incluir outras, conforme sua necessidade. Depois é só registrar os vencimentos e valores, associar a profissionais ou fornecedores, se for o caso, e acompanhar.
Como cadastro os tipos de despesa que desejo registrar/controlar?
Acesse Visualizar/Editar e em seguida Tipos de Despesa. Algumas despesas já estão pré-definidas mas você pode excluir as que não quer controlar e incluir outras, conforme sua necessidade.
O que é um tipo de despesa relacionado a profissional?
Se você indicar que um tipo de despesa é relacionado a profissional, ao registrar um valor de despesa com este tipo, o sistema irá solicitar o profissional, entre os que trabalham no seu estabelecimento (ex.: vale). Assim, é possível consultar posteriormente todas as despesas associadas a um determinado profissional.
O que é um tipo de despesa relacionado a fornecedor?
Se você indicar que um tipo de despesa é relacionado a fornecedor, ao registrar um valor de despesa com este tipo, o sistema irá solicitar o fornecedor, entre os que forem registrados por você no sistema. Exemplo: Compra de Produto.
O que significa "acesso para recepção" no tipo de despesa?
Se você informar que o tipo de despesa tem acesso para recepção, profissionais da recepção poderão registrar despesas deste tipo. Isso é útil para gastos do dia a dia, ficando então as contas e despesas mais importantes registradas/visualizadas apenas pelos donos e gerentes do estabelecimento.
Se eu não utilizar ou não quiser mais registrar/controlar um tipo de despesa, como faço?
Basta você inativar o tipo de despesa (desmarcar o campo "ativo"). Neste caso, as despesas já registradas poderão ser consultadas, mas novas despesas não poderão mais ser registradas com este tipo.
Como faço para cadastrar meus fornecedores no sistema?
Acesse Visualizar/Editar e em seguida Fornecedores. Você pode incluir quantos fornecedores desejar. Apenas o nome é obrigatório, mas você pode informar o contato principal (nome, email e telefone) e dados cadastrais do fornecedor (razão social, endereço, CNPJ, etc.).
Como faço para indicar fornecedores com quem não trabalho mais?
Basta você inativar o fornecedor (desmarcar o campo "ativo"). Neste caso, as despesas já registradas para este fornecedor poderão ser consultadas, mas para novas despesas este fornecedor não poderá mais ser associado.
Como faço para tornar novamente um fornecedor ativo?
Acesse Visualizar/Editar e em seguida Fornecedores. Serão apresentados apenas fornecedores ativos. Desmarque no filtro "apenas fornecedores ativos" e clique em pesquisar. Localize o fornecedor desejado e clique no botão com label "reativar". O fornecedor ficará novamente ativo e poderá ser associado a novas despesas (apenas as que tem indicação de fornecedor).
Como faço para registrar uma despesa ou uma conta que tenho a pagar?
Clique em Despesas/Contas a Pagar na barra de menu. O sistema já apresenta as despesas com vencimento no dia de hoje. Clique em "+ Incluir despesa". Preencha o formulário com a data de vencimento, o tipo de despesa e coloque uma descrição complementar, se quiser. Informe o profissional ou fornecedor relacionado, se for o caso. Informe o valor ou você pode deixar vazio, caso seja uma conta futura ainda sem valor definido (ex.: conta de telefone do mês que vem). Se a despesa já tiver sido paga, coloque o status como "pago", indique a data de pagamento e a forma de pagamento. Se for uma conta/despesa recorrente, selecione "Replicar”, informe se a mesma é quinzenal ou mensal e até que mês/ano a conta se repete.
Como altero uma despesa já registrada anteriormente?
Clique em Despesas/Contas a Pagar na barra de menu. Altere o filtro de forma a facilitar a localização da despesa/conta desejada. Clique no botão "editar" no registro desejado. O formulário será aberto para alteração da despesa.
O que significa "replicar" quando estou registrando uma despesa?
Se este campo for marcado, indica que a conta/despesa é recorrente e irá informar se é quinzenalmente ou mensalmente. Exemplo: pago meu aluguel todo dia 5 do mês. Para que você não tenha que registrar todos os vencimentos, selecione “Replicar”, indique que é mensalmente e até que mês/ano é a recorrência. Só será permitido até um ano para frente. Ao salvar, o sistema irá criar automaticamente despesas idênticas para frente de acordo com o período indicado. Ao selecionar para replicar, ficará disponível a opção "Considerar recorrências como pagas na data de vencimento". Se for seleciona a opção, as recorrências serão criadas com status “Pago” e a Data de Pagamento será igual a Data de Vencimento de cada recorrência. Se estiver desmarcada, as recorrências serão criadas com status “Não Pago” e Data de Pagamento vazia, sendo assim necessário informar quando for realizado o pagamento da mesma.
Criei uma despesa recorrente, mas quero alterar este prazo, como faço?
Localize a despesa/conta desejada e clique em "editar". Será apresentado o formulário para alteração. Clique em "estender recorrência" e informe o novo período. Só será permitido estender uma recorrência e não antecipar o final dela (para isso, exclua as despesas não desejadas uma a uma).
Preciso enviar as despesas do período para meu contador. Como faço?
Clique em Despesas/Contas a Pagar na barra de menu. Altere o filtro de forma a indicar que consulta deseja fazer (período, tipo de despesa, etc.). Clique no botão "pesquisar" e as despesas serão apresentadas conforme os critérios de filtro selecionados. Clique em "exportar" e então será disponibilizado o arquivo despesas.csv, que poderá ser enviado para seu contador.