A agenda é o ponto central do seu estabelecimento. É nela que você controla todos os agendamentos, adiciona serviços para os seus clientes e faz os fechamentos de conta. Confira as perguntas relacionadas à Agenda do Trinks:
Como alterar o tamanho das linhas e das colunas da minha agenda?
Para alterar o tamanho das linhas e das colunas da sua agenda, clique em Ações, localizado logo acima da Agenda à direita.
Como expandir ou contrair o calendário e os filtros da Agenda?
Para expandir ou contrair o calendário e os filtros da agenda, clique na seta localizada no topo da agenda, ao lado de "Hoje".
E se alguns clientes preferirem marcar por telefone ou na recepção do meu estabelecimento?
Seus clientes poderão continuar fazendo agendamentos pelo telefone ou pessoalmente. Nesse caso, as informações mínimas necessárias para o cadastro do cliente são nome, sexo e telefone.
Como visualizar os agendamentos marcados pela Internet?
O Notificador de Agendamentos (localizado ao lado de "Relatórios" e identificado pelo símbolo ) avisa toda vez que um novo agendamento for marcado pelo site do seu estabelecimento. Clicando sobre ele, serão apresentados todos os agendamentos pendentes de confirmação. É possível confirmá-lo ou posicionar a agenda na data do agendamento , clicando sobre o dia/hora marcado.
Como fazer um agendamento?
Para fazer um agendamento, clique em qualquer parte da Agenda e selecione "Novo Agendamento". Repare que o nome do profissional, data e hora já vêm preenchidos, dependendo em que local da agenda foi clicado. Digite o nome do cliente (ou parte do nome), se ele já estiver cadastrado ou clique em "Novo Cliente". Também é possível localizar um cliente digitando o telefone ou email. Selecione o profissional, o serviço e o horário desejados. Salve as informações e pronto! Mais um agendamento realizado de forma rápida, prática e segura.
Ao clicar em Novo Agendamento, o nome do profissional e o horário já estão preenchidos, por quê?
Ao clicar em Novo Agendamento na agenda do seu estabelecimento, a tela do agendamento já vem carregada com o profissional e o horário sobre os quais você clicou, para facilitar ainda mais o agendamento. Mesmo assim, você poderá alterá-los de acordo com a sua preferência.
Como marcar mais de um serviço para o mesmo cliente?
Para marcar mais de um serviço para o mesmo cliente clique em Novo Agendamento, selecione o cliente e um serviço e clique em "+ Serviços para este Cliente". Na tela aberta, selecione os outros serviços que este cliente fará e salve as informações.
Como descobrir se o cliente já tem cadastro no meu estabelecimento?
Você poderá procurar pelo cliente na página de clientes. Clique em Visualizar/Editar e selecione a aba de Clientes. Você poderá filtrar o resultado da busca pelo nome, telefone, e-mail ou CPF. Você também pode procurar um cliente na Agenda, selecionando Novo Agendamento e digitando pelo menos três caracteres do nome, telefone ou e-mail do cliente. Todos os clientes com a correspondência serão apresentados.
Para fazer um novo agendamento para um cliente já existente, só posso procurar pelo nome do cliente?
Não. Para fazer um agendamento para um cliente já cadastrado, você poderá procurá-lo pelo nome, pelo telefone ou pelo e-mail. Basta digitar 3 (três) caracteres do nome, telefone ou e-mail e a lista de clientes aparecerá para você.
Como marcar um agendamento para um cliente que não tem cadastro no meu estabelecimento?
Clique em Novo Agendamento e na tela aberta, clique em "+ Novo Cliente". Adicione o cliente. As únicas informações obrigatórias são nome, sexo e telefone. Salve as informações e selecione o serviço, o profissional e o horário do agendamento. Você ainda poderá cadastrar mais serviços para esse cliente ou repetir o agendamento. Salve as informações.
Como adicionar um novo cliente na página de agendamento?
Clique em Novo Agendamento e na tela aberta, clique em "+ Novo Cliente". Adicione o cliente. As únicas informações obrigatórias são nome, sexo e telefone. Salve as informações. Você não precisa marcar um agendamento para esse cliente. Feche a tela e o cliente já estará cadastrado no seu estabelecimento.
Eu posso fazer "encaixes" na Agenda do meu estabelecimento?
Na agenda do estabelecimento você pode marcar vários horários para o mesmo profissional com clientes diferentes (ex: encaixe). Você receberá um aviso informando que está marcando dois clientes com horários coincidentes, mas poderá confirmar que quer agendar mesmo assim.
Como fazer um "encaixe" na agenda do meu estabelecimento?
Para fazer um "encaixe", ou seja, colocar o mesmo profissional atendendo dois ou mais clientes, clique em qualquer parte da agenda e crie um novo agendamento com o horário e profissional desejado. O sistema dará o aviso: "Já existe outro agendamento neste horário para este profissional. Deseja continuar?" Selecione "Sim" para salvar o "encaixe".
É possível excluir um agendamento?
Para a sua segurança, não é possivel fazer nenhuma exclusão de agendamento. Somente é possível realizar cancelamentos, que ficam registrados na agenda e no Histórico do Agendamento e podem ser consultados a qualquer momento.
Como cancelar um agendamento?
Para cancelar um agendamento, clique sobre ele e selecione a opção "Cancelar". Na tela aberta, informe quem cancelou e o motivo. O cliente do agendamento cancelado receberá uma cópia do texto que você digitou por e-mail. Utilize esse canal para se comunicar com o cliente, ao invés de precisar ligar para ele!
Como reagendar um agendamento?
O próprio cliente poderá reagendar um agendamento. Porém, se você mesmo quiser reagendar, clique sobre o agendamento que deseja reagendar e selecione "Visualizar/Editar". Informe o novo dia e horário e salve as informações. Se o cliente tiver o e-mail cadastrado, receberá as novas informações por e-mail!
Como cancelar um agendamento com recorrência (que se repete)?
Clique sobre o agendamento e selecione "Cancelar". Todos os agendamentos dessa recorrência serão listados na tela. Você pode selecionar quais deseja cancelar. Informe o motivo do cancelamento e salve as informações. Lembre-se que o cliente receberá por e-mail o que você escrever no motivo do cancelamento. Utilize esse canal para se comunicar com o cliente, ao invés de precisar ligar para ele!
Como reagendar um agendamento com recorrência (que se repete)?
Clique sobre o agendamento que você deseja reagendar e selecione "Visualizar/Editar Agendamento". Na tela aberta com a lista das recorrências, clique em "reagendar" XX (na coluna ações) no agendamento desejado. Você poderá alterar o horário, o dia ou o profissional, de acordo com sua preferência.
Como marcar agendamentos que se repetem toda semana ou semana sim, semana não?
Para marcar uma recorrência clique em qualquer parte da Agenda e selecione Novo Agendamento. Na tela aberta, preencha os dados do cliente e do agendamento e selecione "Repetir". Escolha de quanto em quanto tempo o agendamento deverá se repetir e até que data ele deverá ficar marcado. O limíte máximo da duração de uma recorrência é de 180 dias.
Criei um agendamento que se repete, mas o sistema avisa que existe conflito. O que é isso e o que fazer?
O conflito ocorre quando já existe um agendamento marcado para alguma data selecionada. Ele pode ser identificado por um aviso do sistema ou pelo símbolo de exclamação . Se você quiser salvar o agendamento mesmo com o conflito, poderá fazê-lo. Nesse caso, ele aparecerá na agenda como um "encaixe". Para resolver o conflito, você pode clicar em Reagendar e escolher um novo dia ou horário ou até outro profissional. Salve as informações.
Como estender um agendamento com recorrência (que se repete)?
Para estender um agendamento com recorrência, clique sobre ele e selecione "Visualizar/Editar Agendamento". Na tela aberta, selecione "estender recorrência" e insira a nova data de fim. Clique em Aplicar. Se houver algum conflito de horário você poderá resolvê-lo ou salvar dessa forma, conforme preferir.
O cliente pode marcar um agendamento no horário de almoço de um profisisonal?
Não. Os profissionais podem ter horários de almoço ou intervalos de trabalhos fixos onde as agendas estarão indisponíveis para agendamento pelos clientes WEB. Esta configuração é opcional.
E se o meu profissional ficar doente ou faltar?
Você pode registrar a ausência de profissionais (almoço, falta, férias, licença, etc.). Dessa forma, a agenda ficará indisponível para clientes WEB.
Como registrar uma ausência?
Clique em qualquer parte da Agenda e selecione Registrar Ausência. Na tela aberta, informe o período da ausência e o motivo. Você ainda poderá adicionar alguma observação. Salve as Informações. Você também poderá usar esta opção em "Ações", localizado na parte superior da agenda, à direita.
Posso registrar uma ausência para o almoço dos meus profissionais?
Pode. A ausência do profissional pode ser marcada a qualquer momento, para qualquer situação.
Posso registrar as férias de um profisisonal?
Sim. Basta registrar uma ausência para o mesmo, informando a data de início e a data do fim das férias. Assim, ele ficará indisponível para agendamentos online durante o período de vigência da ausência.
Como visualizar ou editar as informações de um agendamento já cadastrado?
Clique sobre o agendamento desejado e selecione "Visualizar/Editar". Na tela do agendamento, você poderá fazer todas as alterações que desejar.
Para que servem os filtros da Agenda?
Os filtros da Agenda auxiliam na busca por um profissional, um agendamento ou um horário livre. Utilize-os para personalizar a visualização da sua Agenda!
Como utilizar os filtros da Agenda?
Selecione as opções desejadas dentro dos filtros, por exemplo, filtre apenas um profissional ou todos os profissionais que realizam serviços de uma determinada categoria. Clique em "Filtrar" e automaticamente a agenda irá se alterar, de acordo com a sua procura.
O que é o filtro de profissionais?
O filtro de profissionais serve para você escolher qual ou quais profissionais você deseja visualizar. Ele auxilia na busca por um agendamento ou horário livre.
O que é o filtro de categoria de serviços?
O filtro de categoria de serviços auxilia na visualização da agenda e na busca ou marcação de horários. Você poderá filtrar apenas os profissionais que realizam uma categoria, por exemplo: Mãos e Pés. Dessa forma, apenas a agenda das manicures ficará visível.
O que é o Filtro de Fechamento de Conta?
O filtro de Fechamento de Conta é utilizado para que você encontre, dentro da Agenda, no dia selecionado, os serviços que ainda não tiveram a conta fechada.
Posso visualizar a agenda de apenas um profissional?
Sim. Você pode utilizar os filtros da Agenda para personalizar a exibição das informações.
Como visualizar a agenda de apenas um ou mais profisisonais?
Use o filtro de profissionais para filtrar a agenda de apenas um profissional. Selecione qual profissional você deseja visualizar e clique em "Filtrar". Você também poderá ver a agenda de apenas dois ou mais profisisonais, como preferir!
Usei os filtros e agora não sei como visualizar todos os profissionais novamente.
Nos filtros, selecione todas as opções e clique em "Filtrar". A sua agenda voltará a exibir todos os profissionais e agendamentos.
Para que servem os status do agendamento?
Os status dos agendamentos ajudam a ter maior controle sobre o que está acontecendo no estabelecimento. Você poderá alterar o status de um agendamento para "Em atendimento", por exemplo, para saber exatamente quais clientes estão sendo atendidos nesse momento!
Tenho que alterar os status de todos os agendamentos?
Não é necessário. Os status servem, principalmente, para ajudar no controle do que está acontecendo no seu estabelecimento. Porém, o uso deles é opcional. Os principais status são "Confirmado" e "Aguardando confirmação". Este último se refere aos agendamentos marcados pelos clientes WEB e que precisam ser confirmados ou cancelados.
Como alterar o status de um agendamento?
Para alterar o status de um agendamento clique sobre ele e selecione "Alterar Status". Escolha o status da sua preferência e a cor do agendamento mudará automaticamente, de acordo com o status selecionado.
Como saber se foram feitas alterações nos dados do agendamento?
Todas as alterações feitas em um agendamento (cadastro, alteração do serviço, alteração do profissional, cancelamento, etc.) ficam registradas e podem ser consultadas a qualquer momento através do histórico do agendamento.
O que é a tela "Consultar Agendamentos"?
A tela "Consultar Agendamentos" é uma grande ajuda para pesquisar um agendamento ou um cliente. Você pode utilizar os filtros dessa tela para procurar clientes por nome ou outros dados, para buscar um agendamento no qual a conta ainda não foi fechada, para ver os próximos agendamentos de um cliente ou de um profissional, como achar melhor!
O que é a tela "Painel de Atendimento por Cliente/Profissional"?
Essa tela ajuda a procurar um cliente com agendamento marcado e também é usada como um terminal de lançamentos, para que, se você permitir, seus profissionais possam lançar novos serviços para os clientes, sem ter a necessidade de ir até a recepção informar os serviços. Nessa tela, o profissional poderá adicionar um novo serviço para o cliente, informar o valor que será cobrado e automaticamente esse agendamento irá aparecer na agenda. Dessa forma, quando o cliente for pagar a conta, todos os dados e valores dos serviços realizados já estarão corretos!
O que é o símbolo ?
Este símbolo avisa toda vez que o agendamento possuir algum tipo de observação. Existem 3 tipos de observações: - observações feitas pelo estabelecimento - observações feitas pelo cliente quando este fez o agendamento online - observações adicionadas ao cadastro do cliente pelo estabelecimento Ao passar o mouse sobre o símbolo, você poderá ler a observação.
O que é o símbolo ?
Este símbolo aparecerá em todos os agendamentos com recorrência (agendamentos que se repetem periodicamente). Assim, ao ver esse símbolo você já saberá que existem outros agendamentos marcados para esse cliente, com o mesmo profissional e serviço.
O que é o símbolo ?
Este símbolo significa que o cliente possui cadastro incompleto. Para que o cadastro do cliente se torne um cadastro completo, você precisa informar o CPF e o e-mail do cliente.
O que é o símbolo ?
Este símbolo aparece sempre que um agendamento já teve a conta fechada. Ele indica que o agendamento já foi pago.
O que é o símbolo ?
Este símbolo aparece na tela do Agendamento. Clique sobre ele para ver todos os horários disponíveis do profissional selecionado.
O que é o símbolo ?
Este é o símbolo do Histórico do Cliente, para que você possa consultar todos os registros de Agendamentos que já foram marcados para o cliente.
O que é o símbolo ?
Este símbolo significa que o cliente possui agendamentos futuros marcados. Você poderá clicar sobre ele para ver o histórico do cliente e todos os seus agendamentos futuros. O número sobre esse símbolo indica quantos agendamentos futuros ele tem.
O que é e para que serve o Histórico do Agendamento?
O Histórico do Agendamento permite que você visualize todas as alterações do Agendamento: quem marcou e em que dia e horário; quando o agendamento teve alguma alteração como dia, valor, duração; quem finalizou ou cancelou, etc.
Como visualizar o histórico de um agendamento?
Clique sobre o agendamento desejado e selecione "Histórico do Agendamento".
O que é e para que serve o Histórico do Cliente?
O histórico do cliente possibilita que você visualize todas as vezes que o cliente já marcou um horário ou já fez algum agendamento no seu estabelecimento. Você poderá utilizá-lo para saber com quem o cliente fez o último serviço, o valor cobrado, a data, etc.
Posso visualizar o histórico de um cliente sem sair da agenda?
Sim. Ao fazer o agendamento, selecione o cliente. Ao lado do nome do cliente aparecerá o símbolo para que você possa consultar o Histórico do Cliente.
Como visualizar o histórico de um cliente?
Voce poderá consultar o histórico de um cliente de 3 maneiras: - Ao fazer o agendamento, selecione o cliente. Ao lado do nome do cliente aparecerá o botão de Histórico do Cliente. - Em um agendamento já cadastrado, clique em Visualizar/Editar e clique no botão Histórico do Cliente, localizado ao lado do nome dele. - No menu, clique em Visualizar/Editar e selecione Cliente. Clique no símbolo de histórico do cliente desejado. Nessa tela, você poderá filtrar o nome do cliente, para a consulta ser ainda mais rápida.
Porque alguns espaços da Agenda estão em azul?
Os espaços em azul dentro da agenda correspondem aos horários em que o estabelecimento não está aberto ou ao horário em que o profissional não trabalha.
Posso marcar um horário para um profissional mesmo depois do seu horário de trabalho?
Sim. O destaque na cor azul serve para lembrar que você está tentando marcar um agendamento fora do horário do estabelecimento ou do profissional. Mesmo assim, você poderá marcar seus horários sobre os espaços marcados na cor azul, se assim desejar.
Meus funcionários podem lançar serviços para os clientes de um outro computador sem ser o da recepção?
Você pode permitir que seus funcionários lancem novos serviços para clientes que estão com horário marcado. Ex: o cliente marcou horário para fazer o cabelo, mas resolveu fazer a sobrancelha também. O profissional poderá ter acesso para fazer o lançamento desse novo serviço.
O Trinks me ajuda com o fechamento de contas?
Sim. O Trinks te ajuda a fechar a conta de todos os clientes, calcular o troco e informar qual a forma de pagamento. Ele também te ajuda nos relatórios financeiros, de comissões e de fechamento do dia.
O que é o fechamento de uma conta?
O fechamento de uma conta é o ato de fechar um agendamento na sua agenda. O fechamento de conta é importante pois ao fechar uma conta, automaticamente os relatórios do Trinks ficam atualizados.
Posso cadastrar diferentes formas de pagamento?
No momento do fechamento de conta deverá ser informada a forma de pagamento (crédito, débito, cheque, dinheiro).
Como fechar uma conta?
Para realizar o fechamento de uma conta clique sobre o agendamento desejado na agenda e selecione "Fechar Conta". Além do agendamento selecionado, todos os outros agendamentos do dia marcado para o cliente aparecerão na tela. Você poderá alterar o valor dos serviços, calcular descontos em porcentagem ou em reais e informar diferentes formas de pagamento. O Trinks calcula o troco automaticamente (quando houver). Salve as informações. Você irá notar que o agendamento alterou o seu status para "Finalizado", indicado pela cor azul. Além disso, o símbolo "checado" indica que a conta foi paga.
O cliente fez mais de um serviço (por exemplo, cabelo e manicure), como realizar o fechamento de conta desse cliente?
Você pode clicar sobre qualquer agendamento marcado para o cliente e na opção "Fechar Conta". Automaticamente, todos os serviços marcados para esse cliente, no dia em questão, aparecerão na tela para que a conta possa ser fechada de uma única vez.
Como alterar o valor de um serviço realizado pelo cliente?
Você pode alterar o valor de um serviço clicando sobre o agendamento e selecionando "Visualizar/Editar" e na tela aberta, alterar o valor. Salve as informações. Você também pode alterar o valor do serviço no momento do Fechamento de Conta. Clique sobre o agendamento que deseja alterar o valor e selecione "Fechar Conta". Informe o novo valor, a forma de pagamento e salve as informações.
Posso adicionar descontos no fechamento de uma conta?
Sim. Você pode adicionar diferentes descontos no fechamento de contas, da maneira que preferir. Os descontos podem ser atribuídos em reais ou em porcentagem!
Como adicionar descontos no fechamento de conta?
Para adicionar os descontos na tela de Fechamento de Conta, informe o valor do desconto no campo "Descontos" ou calcule um desconto em porcentagem, clicando na calculadora .
Como adicionar mais de uma forma de pagamento no fechamento de conta?
Basta clicar sobre os campos das formas de pagamento desejadas e informar os valores a serem atribuídos a cada uma.
Os descontos dados no fechamento de conta ficam registrados em algum lugar?
Sim. Todos os descontos ficam registrados nos relatórios, para que você possa ter total controle administrativo do seu estabelecimento.
Os descontos dados no fechamento de conta são abatidos na comissão do profissional?
Sim. O valor base utilizado para calcular a comissão do profissional será sempre o valor final do pagamento da conta.
Tenho que fechar todas as contas dos agendamentos na minha agenda?
Não é obrigatório. Porém, se não houver fechamento de conta, os relatórios financeiros e de comissões ficarão zerados.
O cliente fez o serviço, mas não pagou. Posso fechar a conta dele no dia em que ele pagar?
Sim. Você pode fazer o fechamento da conta a qualquer momento. Para encontrar o agendamento que ainda não foi pago, você pode acessar "Consultar Agendamentos", digitar o nome do cliente e na opção de "Fechamento de Conta" selecionar a opção "Aberta".
Como editar um cliente dentro do Fechamento de Conta?
Para editar um cliente dentro do Fechamento de Conta, selecione a opção "Editar Cliente" localizada logo abaixo do nome do cliente.
Posso adicionar mais serviços para um cliente durante o Fechamento de Conta?
Sim, você pode utilizar o Fechamento de Contas para adicionar todos os serviços que desejar para o cliente.
O cliente realizou mais serviços do que tinha agendado, por exemplo, marcou um corte de cabelo mas também fez escova. O que fazer?
Você pode adicionar esse serviço na agenda ou em "Painel de Atendimento por Cliente/Profissional". Você também pode adicionar serviços no momento do Fechamento de Conta, bastando clicar em "+ serviços".
Fechei uma conta com o valor errado, como fazer o estorno?
Para fazer o estorno, você precisa ser um usuário com acesso total ao sistema. Assim sendo, você pode clicar sobre o agendamento que deseja estornar (lembre-se, ele precisa estar com a conta fechada) e selecionar "Ver Fechamento"; na tela aberta, selecione "Estornar Pagamento". Você também poderá realizar o estorno quando estiver consultando o Relatório Financeiro. Basta clicar no botão "Detalhes do Pagamento" identificado pelo símbolo na linha do pagamento que deseja estornar e na tela que se abrirá, clicar no botão Estornar Pagamento.